Crea una app de facturación con PDF y correo automático

De un borrador a una factura pagada

Facturar sigue siempre el mismo camino: redactas la factura, la envías, registras lo que entra y agradeces al cliente cuando la paga. Kreova crea ese camino como una sola app, y cada paso usa lo que guardó el anterior.

1. Redacta la factura

Elige el cliente y añade líneas de tu lista de servicios, o escribe las tuyas. Cada línea tiene una cantidad, un precio unitario y su propia tasa de impuesto, y el subtotal, el impuesto y el total se calculan a partir de las líneas. La fecha de vencimiento sigue las condiciones de pago del cliente.

2. El PDF sale de los mismos registros

El PDF se crea con lo que la app tiene guardado en el momento en que lo descargas o lo envías: los datos de tu estudio en Settings, el cliente, las líneas, el impuesto, el total, lo pagado y el saldo pendiente. Cambia una línea en un borrador y el siguiente PDF lo mostrará.

3. Márcala como enviada, y el correo sale con el PDF

Marcar una factura como enviada la bloquea y envía un correo al contacto de facturación del cliente, con el PDF de la factura adjunto. Mientras es un borrador no se envía nada. Esto es lo que produjo nuestra prueba cuando el personal marcó la factura INV-2026-021 como enviada:

4. Registra los pagos, y el saldo se actualiza

Registra cada pago cuando llega, con su fecha, su método y una referencia. Un pago parcial cambia el estado a pagada en parte y deja el saldo pendiente. El pago que deja el saldo en cero marca la factura como pagada y envía al cliente un correo de agradecimiento con un recibo en PDF. En nuestra prueba, un anticipo de $1,000.00 no envió nada, y el pago final de $1,978.38 envió el recibo una vez.

5. Ve lo que te deben

El panel muestra el total pendiente, cada factura vencida con sus días de retraso, lo pagado este mes y cuántas facturas hay en cada estado.

Qué significa "enviada", y qué pasa cuando falla un correo

• Un correo cuenta como enviado cuando el servidor de correo lo acepta. No te dice que el cliente lo recibió ni que lo abrió.
• Si el servidor de correo lo rechaza o no responde, Kreova lo intenta 4 veces más durante una hora aproximadamente y luego lo marca como fallido. Cada intento y su motivo aparecen en Kreova, en el historial de notificaciones dentro de Services.
• Cada correo sale una vez por cada cambio que lo activa: marcar una factura como enviada, o el pago que la salda. Guardar la factura otra vez no la vuelve a enviar.
• En el raro caso de que un servidor se detenga a mitad de un envío, el cliente puede recibir el mismo correo dos veces. Kreova prefiere una segunda copia a una factura perdida.
• Para enviar correos a tus clientes, conecta tu propia cuenta de correo en Services, así las facturas salen desde tu dirección. Hasta entonces, el remitente compartido de Kreova solo envía correos a personas de tu propio equipo, y así probamos este ejemplo.

Quién puede hacer qué

Cada persona inicia sesión con su propia cuenta, y las reglas se guardan en el servidor, así que ocultar un botón nunca es la única protección. Como personal intentamos anular una factura enviada y cambiar los ajustes del estudio: el servidor rechazó ambas cosas. Un desconocido con sesión iniciada no recibió facturas, clientes ni pagos, y no pudo descargar un PDF.

¿Quieres que tus clientes inicien sesión y vean sus propias facturas? Pide un portal de clientes y pruébalo de la misma forma.

El mensaje con el que se creó esta app

Cambia los nombres, los servicios y los pasos según cómo facturas, y luego envíalo. Kreova pregunta cuando falta algo importante.

Kreova hizo primero algunas preguntas y luego la creó en cinco rondas de uno a cinco minutos cada una: la primera creación, un pedido de "continuar" y tres pedidos para las páginas de facturas, los correos y las páginas de clientes, ajustes y personal. Eso usó cinco créditos de construcción.